简约，不简单

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作者：邓国清



“纷繁世界，多则惑，少则明，简约不简单。××商务休闲男装！”这是一段精彩的广告台词。念及企业的信息化建设，亦有同感，企业管理信息化并不总意味着“博大精深全专新”。这方面，笔者在从事A集团公司分支机构财务系统建设时曾有所思考，信息化的简约应用，亦能给企业管理带来莫大的改观，起到四两拨千斤之效。同时，该集团公司的实践经验具有一定的代表性，希望读者有所借鉴，有所启迪。　 分支机构财务管理之痛

与很多全国性企业一样，A集团公司出于贴近市场、促进销售、售后服务等方面的考虑，在各地设立了40余家非独立核算的分支机构。在分支机构发挥重要作用的同时，其财务管理方面，特别是非独立核算性质的分支机构的财务管理，存在着一系列令人头痛的问题：

问题一：账目混乱，效率低下　非独立核算的分支机构一般不会配置专门的财务人员，而由文员兼职，但文员基本上没有财务专业背景，这种由非专业人士做专业事情的条件下，过程的痛苦和结果的差错就可想而知。如何改进？

问题二：财务监控缺失　分支机构“处江湖之远”，人多势众；总部“居庙堂”之高，将兵皆寡，且手中仅握错误且滞后之账目。如何管理？
本文发表于职业经理人|boraid|39
问题三：填不满的资金窟窿　一方面是总部的资金如滔滔江水流向各方，另一方面分支机构仍是万户哭穷声。对于这种资金供需矛盾，如何调控？　 选择合适的解决方案：关键字―简约

A集团公司为上述问题，考虑过下述解决方案：

方案一：增添人手，即在当地招聘专业的财务人员　问题一可以解决，问题二和问题三，可以解决一部分。不利之处在于成本高，同时人不能尽其才，于公于私皆不利。

方案二：改变分支机构财务结算模式　取消办事处备用金制度，所有的财务事宜都统一由总部处理，但这只能部分解决问题，带来新的问题是整体效率更低了。

方案三：“简约”的信息化方案　即以财务管理为体，信息化为用，考虑到成本、效率等因素，采用自行开发单机版小系统的方式，一揽子解决上述问题。　

方案三体现了如下特点。

以信息系统的傻瓜化解决文员的专业化问题

财务的账务处理虽然很专业，但很有规律，因此可以利用这种财务与业务的内在联系，由信息系统在后台处理。即利用“财务业务一体化”的思想，由业务来产生财务凭证，简化文员的操作。在操作中，文员只要选择相应的业务类型，系统自动跳出会计分录，文员只要录入金额即可，非常之简单。这样，即使操作者不是专业的财务人士，也可以正确的完成账务的处理事宜。

这其中的关键就是要把分支机构所有与财务有关的业务全部梳理出来，然后逐一建立模式凭证。这是一个“技术+体力”的活，如果对分支机构的业务不熟悉，则无法完成这项任务。最后，共梳理出3级13大类共340余项明细业务，一个小小的分支机构居然就存在这么多的明细业务，从这点也可以看出企业具体业务的复杂性。考虑到业务的未来变化，系统应预留弹性，届时可以随时增加。